Calibrar la impresora para hojas de etiquetas

Por qué se descuadran las etiquetas

Una hoja de etiquetas adhesivas tiene las celdas troqueladas a unas medidas exactas, y tu impresora tiene que colocar el contenido con una precisión de décimas de milímetro. Cualquier pequeña diferencia se nota: una etiqueta cortada por un lado, un desplazamiento de medio milímetro que se acumula hasta la última fila. Las causas casi siempre son estas:

• El programa de impresión escala el documento. Es la causa más frecuente. Si eliges «Ajustar a la página» o «Ajustar al área de impresión», el programa reduce el PDF un par de puntos porcentuales para que quepa en los márgenes de la impresora, y todo se desplaza un poco más en cada fila y en cada columna.
• La impresora no imprime hasta el borde. Casi todas dejan un margen sin imprimir de unos 3 a 5 mm.
• El papel entra con un pequeño desplazamiento. Cada modelo de impresora tiene el suyo, y suele ser constante.
• Las medidas de la hoja no son exactas. Las troqueladoras tienen tolerancias y las fuentes de datos pueden diferir hasta aproximadamente un milímetro.

Los dos primeros se arreglan eligiendo bien la escala y el modelo de hoja; los otros dos, con un ajuste fino en milímetros que haces una sola vez.

Paso 1: elige tu hoja y descarga la hoja de prueba

En el paso 3 de la herramienta de arriba, elige el modelo de hoja que tienes (el nombre viene en el envase) y pulsa «Descargar hoja de prueba». Es un PDF sin etiquetas: solo los contornos de cada celda, una regla de 100 mm y, si quieres, las marcas de corte. Si tu modelo no está, usa la cuadrícula personalizada e introduce las medidas del envase.

Paso 2: imprímela en papel normal, a tamaño real

Todavía no gastes hojas adhesivas. Imprime la hoja de prueba en un folio normal y, sobre todo, elige la escala correcta en el diálogo de impresión:

Nunca elijas «Ajustar a la página», «Reducir al área de impresión» ni «Encoger». Si el controlador de tu impresora tiene una opción propia de escala, déjala en 100 %.

Paso 3: comprueba la escala con una regla

En la parte inferior de la hoja de prueba hay una línea marcada «100 mm». Mídela con una regla. Si mide 100 mm, la escala es correcta. Si mide 97 o 98, el programa o el controlador están escalando: vuelve al paso 2.

Paso 4: compara con la hoja adhesiva

Pon la hoja impresa sobre la hoja adhesiva y acércalas a una ventana o a una lámpara. Los contornos de la prueba deben coincidir con los bordes de las etiquetas, en las cuatro esquinas.

• Si todo está desplazado por igual, el problema es de posición: pasa al paso 5.
• Si el desfase crece a lo largo de la hoja (bien en una esquina, mal en la opuesta), el problema es de escala: vuelve al paso 2.
• Si casi coincide pero el borde de arriba o de abajo se corta, tu impresora no llega al borde: mira «Hojas sin margen» más abajo.

Paso 5: corrige la posición con el ajuste fino

Mide con una regla cuánto se desplazan los contornos de la prueba respecto a las etiquetas de la hoja adhesiva, en horizontal y en vertical. En la herramienta, bajo «Ajustes de impresión», hay dos campos de ajuste fino en milímetros:

• Un valor positivo mueve el contenido a la derecha (horizontal) o hacia abajo (vertical).
• Un valor negativo lo mueve a la izquierda o hacia arriba.

Por ejemplo, si los contornos salen 1,2 mm más a la derecha y 0,5 mm más abajo que las etiquetas, escribe −1,2 en el horizontal y −0,5 en el vertical. Descarga otra vez la hoja de prueba, imprímela y compárala. Repite hasta que coincida. Normalmente basta con dos o tres vueltas.

Paso 6: imprime tus etiquetas en la hoja adhesiva

Cuando la prueba coincida, descarga el PDF de tus etiquetas (el ajuste se mantiene) e imprímelo con la misma escala. Algunos consejos para la hoja real:

• Usa hojas hechas para tu tipo de impresora (láser o inyección de tinta). El calor del fusor de una láser puede deformar el adhesivo de una hoja que no esté preparada para ello.
• Ajusta el tipo de papel del controlador a «etiquetas» o «papel grueso», si tu impresora lo ofrece. Así la impresora suele ajustar la velocidad y la temperatura para que el tóner agarre y la hoja no se curve.
• Mete una sola hoja y, si tu impresora lo permite, por la entrada manual (trasera), que recorre un camino más recto.
• No reutilices una hoja a la que ya le faltan etiquetas. Las etiquetas pueden desprenderse dentro de la impresora y atascarla.
• Imprime en la calidad más alta si hay códigos de barras y desactiva el ahorro de tinta o tóner.
• Cuidado con la orientación. Algunas impresoras imprimen por la cara de arriba y otras por la de abajo. Prueba con una hoja normal marcada.

Hojas sin margen (como la Avery Zweckform 3474)

Algunas hojas, como la 3474 o la 3651, llegan casi hasta el borde del papel. Como la mayoría de las impresoras dejan unos milímetros sin imprimir, las etiquetas de los bordes pueden salir recortadas. Tienes tres opciones: activar la impresión sin bordes en el controlador (comprueba que no escale el contenido), aumentar el margen interior de la etiqueta en el paso 2 de la herramienta, o elegir un modelo que deje márgenes, como la L7160.

Tabla de síntomas y soluciones

Impresoras térmicas y rollos

Con impresoras de etiquetas en rollo (Brother, Dymo, térmicas genéricas), el problema suele ser el contrario: no hay cuadrícula, hay una etiqueta por página. En el paso 3 de la herramienta tienes los tamaños de rollo más habituales (100 × 150, 100 × 100, Brother DK, Dymo…). En el controlador, el tamaño de papel tiene que ser exactamente el del rollo, y conviene calibrar el sensor de etiquetas desde el menú de la impresora cuando cambias de rollo.

Apunta tus ajustes

El desfase de una impresora no suele cambiar. Cuando des con el ajuste que funciona, apúntalo (modelo de impresora, modelo de hoja y valores), o guarda el diseño en un archivo con «Mis diseños» en el paso 2. La próxima vez no tendrás que repetir la calibración.

Cómo comprobamos la exactitud de las posiciones y el tamaño del PDF lo explicamos en Cómo verificamos las medidas y los códigos.